Empfehlungen für Terminologiemanagement in Unternehmen

Die Technische Übersetzung von Dokumenten mit klar definierter Terminologie erzeugt gleichsam hochwertige Betriebsanweisungen, Datenblätter und Schulungsunterlagen schon in der Ausgangssprache. Das abgestimmte, einheitliche Vokabular beschleunigt den Übersetzungsprozess und erreicht eine höhere Endqualität. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre firmeninterne Terminologie zum Mehrwert der Technischen Übersetzung abstimmen.

Gründe für die Terminologie-Abstimmung

Passt die Wissensdatenbank im Web zur Technischen Dokumentation, können Kunden sich bei Problemen selber helfen und entlasten das Support-Team. Verwenden Prospekte, Preislisten und Ersatzteilkatalog hingegen unterschiedliche Begriffe, so ist es nur eine Frage der Zeit, bis Kunden falsche Austauschteile erhalten.

Probleme mit unscharf verwendetem Vokabular werden durch die Technische Übersetzung weiter verschärft. Begriffe, die in der deutschen Sprache eng beisammen liegen, können in diversen Zielsprachen sehr unterschiedliche Bedeutungen besitzen. Enthalten Marketingmaterialien, Handbücher und Schulungsunterlagen stets die gleichen Begriffe, so ist die Eindeutigkeit der Technischen Dokumentation stets gewährleistet. Von dieser Klarheit profitiert die Technische Übersetzung in jede Zielsprache.

Abgestimmt auf Mensch und Unternehmen

Für das Sammeln, Prüfen und die Verwaltung der Begriffe stellen geeignete Software-Pakete eine wertvolle Hilfe dar. Wichtiger als die eingesetzte Technik sind jedoch motivierte Mitarbeiter und klare Prozesse, die ein gut funktionierendes Terminologie-Management für die Dokumentation und die Technische Übersetzung gewährleisten.

Texte und Dokumentation für Kunden verfasst nicht allein die Technische Redaktion. Auch die Entwicklung, die Konstruktion, das Produktmanagement, das Marketing und der Vertrieb beschreiben Produkte und Komponenten bei der Kundenkommunikation. All diese Mitarbeiter müssen in die Abstimmung der Terminologie für die Dokumentation einbezogen werden. Je nach Verzahnung des Unternehmens variiert der optimale Abstimmungsprozess leicht. Die Erfahrung aus 25 Jahren lehrte uns jene Erfolgsfaktoren, die in jedem Industrie-Unternehmen erfolgversprechend sind.

Der Terminologieverantwortliche - Schlüsselfigur im Abstimmungsprozess

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Terminologie-Management liegt darin, einen geeigneten Mitarbeiter als Terminologieverantwortlichen zu benennen oder einzustellen. Für die Position empfiehlt sich ein erfahrener Technischer Redakteur, idealerweise mit Vorkenntnissen in der Terminologie-Arbeit.

Die Aufgabe des Terminologieverantwortlichen liegt darin, den Prozess der Terminologie-Arbeit zu definieren und voranzutreiben. Er ist Projektmanager, leitet Abstimmungszirkel und führt die Arbeit der beteiligten Experten zusammen. In seinen Händen entsteht der Terminologieleitfaden und das abgestimmte Vokabular, mit denen Sie die Qualität Ihrer Dokumentation und jede darauf basierende Technische Übersetzung spürbar steigern.

Der Terminologieleitfaden enthält die Regeln und Prozesse, nach denen die Wortauswahl und die Wortbildung stattfindet. Ist "Bauteilnummer" als bevorzugte Schreibweise festgelegt, verliert auch das Wort "Serien-Nummer" fortan seinen Bindestrich in allen Dokumenten. Der Leitfaden legt zudem fest, welcher Prozess bei Änderungen greift.

Die Aufgaben des Terminologiekreises

Als Terminologiekreis wird das Expertengremium bezeichnet, dass sich aus Abgesandten der betroffenen Abteilungen zusammensetzt. Ohne dieses Gremium muss der Terminologe mit jedem Experten einzeln die Begriffe abstimmen, die er zuvor gesammelt und vorbereitet hat. Das ist zeitaufwendig und verlängert den Prozess, bis die abgestimmte Terminologie auch für die Technische Übersetzung einsatzbereit ist.

Die Aufgabe des Terminologiekreises besteht in der Abstimmung der Verwendung von Begriffen und Benennungen. Daneben diskutiert und entscheidet er über Änderungen und Erweiterungen von Regeln. Die Besetzung des Kreises kann durch Abteilungsleiter oder motivierte Mitarbeiter erfolgen. Wichtig ist, dass die Teilnehmer ausführlich in den Grundlagen geschult sind, damit mögliche Diskussionen zügig vonstattengehen.

Der Vorteil eines Terminologiekreises liegt in der spürbaren Beschleunigung der Terminologie-Arbeit. Nachteil ist jedoch ein zeitlicher Mehraufwand der Teilnehmer. Um mit der kostbaren Zeit der Experten gewissenhaft umzugehen, sollte der Terminologiekreis nur über neue oder unklare Begriffe abstimmen. Die beste Vorbereitung dazu ist ein ausgereifter Terminologieleitfaden. Dieser erlaubt dem Terminologieverantwortlichen, bis zu 75 % der Wörter direkt freizugeben.

Tipps zur Terminologie-Datenbank

Mit einer fachkundig ausgewählten Terminologie-Datenbank lassen sich viele Aspekte des Abstimmungsprozesses vereinfacht erledigen. Das senkt den zeitlichen Aufwand für alle Beteiligten. Voraussetzungen dafür sind:

  • Möglichkeiten zur differenzierten Zuweisung von Schreibrechten
  • Frei definierbare Datenkategorien und Auswahlfelder
  • Felder zur Klarstellung des Freigabestatus pro Sprache
  • Anzeige der Personen, die ihre Freigabe bereits erteilt haben

Die Auswahl einer geeigneten Software allein kann den Terminologie-Abstimmungsprozess deutlich verzögern. Wir kennen die Vor- und Nachteile dutzender Systeme und helfen Ihnen gern dabei, den Auswahlprozess so kurz wie möglich zu halten. Den Abstimmungsprozess für die einheitliche Terminologie können Sie in Ihrem Unternehmen damit schon bald beginnen. Davon profitiert Ihre gesamte fachliche Dokumentation, in der Ausgangssprache und der Technischen Übersetzung.

Für den Erfolg der Terminologie-Arbeit trägt die Motivation der Prozessbeteiligten ganz wesentlich bei. Den entscheidenden Vorteil bringt die Identifizierung und Einbeziehung aller betroffenen Entscheidungsträger schon vor Beginn der Terminologie-Abstimmung. Wenn alle Personen mitarbeiten, sind erste Erfolge rasch sichtbar. Diese Erfolge zeigen sich in sinkenden Kosten für die Technische Übersetzung und konsistenter Dokumentation über alle Firmenbereiche hinweg.

Planen Sie ausreichend Zeit und Mittel für den Abstimmungsprozess ein. Nur mit ausreichend Ressourcen ausgestattet, wird der Einstieg in die Terminologiearbeit von Erfolg gekrönt sein. Das Sammeln und Vereinheitlichen von Terminologie, das Erstellen des Terminologieleitfadens, sowie die Vorbereitung und Durchführung der Terminologiekreise kosten Zeit.

unique - Erfahrung an Ihrer Seite

Als etablierter Dokumentations-Dienstleister betreuen wir Kunden aus dem Maschinen- und Anlagenbau in allen Belangen rund um die Technische Übersetzung und die fachgerechte Dokumentation. Unsere motivierten Mitarbeiter sind erfahrene Technische Redakteure und Projektmanager, die Sie auf Ihrem Weg in die Terminologiearbeit gern unterstützen. Sprechen Sie uns an, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird.


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