Das Redaktionssystem – Erfolgskonzept für die Technische Dokumentation
Ein Redaktionssystem für die Technische Dokumentation spart Kosten, sichert den schnellen Markteintritt, erleichtert die Qualitätssicherung und vermindert das eigene Haftungsrisiko. Bequem passen Sie im Redaktionssystem wenige Einträge an und bringen damit Ihre Technische Dokumentation, die Hilfeseiten im Web und sämtliche Konformitätserklärungen auf den neusten Stand. Wirtschaftlich lohnt sich ein solches System in den meisten Fällen. Lesen Sie hier, was Sie bei der Einführung beachten sollten und wie Spezialisten Sie dabei unterstützen können.
Gute Gründe für ein technisches Redaktionssystem
Montageanleitungen, Prüfberichte, Zulieferdokumentation – die Technische Dokumentation ist sowohl in der Automobilindustrie, wie auch im Maschinen- und Anlagenbau vielschichtig und unterliegt strengen EU-Richtlinien und strikten Industrie-Normen. Ohne Redaktionssystem müssen Sie jede Korrektur in allen Dokumenten einzeln einpflegen. Folglich muss die Qualitätssicherung großen Aufwand betreiben, die korrekte Versionierung und Konsistenz über alle Dokumente hinweg sicherzustellen.
In einem Redaktionssystem fallen Anpassungen dagegen leicht. Wird eine neue Produktvariante für ein Chassis in zwei zusätzlichen Farben verfügbar, dann ändert der technische Redakteur lediglich das Modul „Farben“. Das Redaktionssystem aktualisiert daraufhin alle auf diesem Modul basierenden Dokumente automatisch. Ihre Technische Dokumentation bleibt damit immer auf dem neuesten Stand und Ihr Produktmanager behält jederzeit Zugriff auf die neue, wie auch auf sämtliche Versionen der Vergangenheit.
Integration aller Beteiligten
Die Technische Dokumentation nutzen neben dem Marketing, dem Vertrieb und dem Management vor allem die Teams in der Konstruktion, der Produktion und der Qualitätssicherung für ihre tägliche Arbeit. Alle diese Nutzergruppen sollte bei der Zielbeschreibung angemessene Berücksichtigung erfahren. Zur Formulierung ihrer Ansprüche an ein neues Redaktionssystem benötigt jedes Team eine Vorstellung davon, was ein solches Redaktionssystem leistet.
Durch ihre interdisziplinäre Arbeit verfügen unsere hochqualifizierten Mitarbeiter über tiefreichende Einblicke in die unterschiedlichen Prozessabläufe, verstehen die Notwendigkeiten und Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen und kennen sich in den Begriffswelten der verschiedenen Anwendergruppen aus. Unsere Projekterfahrung zeigt, dass eine frühe Einbindung aller Interessensgruppen einen wichtigen Einfluss auf den späteren Erfolg eines geplanten Redaktionssystems ausübt.
Messbare Ziele für das Redaktionssystem
Ein Redaktionssystem birgt vom Zeitpunkt der Einführung an erhebliches Potential für Einsparungen sowohl in kleinen Industrieunternehmen, wie auch in großen. Wichtige Kenndaten für die Technische Dokumentation stellen dabei die Zeit für Nachbearbeitungen, Korrekturen und manuelle Layouts dar. Selten werden diese jedoch vor der Einführung von einem technischen Redaktionssystem erfasst. Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung bei der Ermittlung des konkret zu erwartenden Nutzens, den Sie durch die Einführung eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen erwarten dürfen.
Generell führt ein Redaktionssystem zu stark reduzierten Übersetzungskosten, ermöglicht die Mehrfachverwendung von Inhalten und senkt die Kosten durch regelbasiertes Formatieren. All das sind konkrete, quantifizierbare Ersparnisse, die ein Redaktionssystem mitbringt. Daneben bringt es qualitative Vorteile mit sich, wie ein reduziertes Haftungsrisiko und gute Möglichkeiten zur Anpassung von Inhalten auf neue Medien. Viele bestehenden Kunden schätzen vor allem die schnelleren Durchlaufzeiten (Time-to-Market) bei neuen Produkt-Varianten.
Zwischen Kostendruck und Qualitätsanspruch
Die Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation führt zum Erfolg, wenn alle Beteiligten ihre Ansprüche klar aussprechen. Wünsche an ein Redaktionssystem formulieren Beteiligte jedoch oft umfangreich und komplex, weswegen die Hilfe unserer erfahrenen Projektmanager die Einführung stark beschleunigt. Sie wissen, wie sie diese Mitarbeiter-Aussagen geschickt strukturieren, damit Pflicht- und Wunsch-Anforderungen voneinander unterschieden und zügig eingearbeitet werden können.
Das Erfüllen der Mitarbeiter-Wünsche trägt viel zur Akzeptanz eines neuen Redaktionssystems bei, doch liegen hier auch einige Gefahren für das Projekt. Zur Kostenkontrolle ist es daher eine Klassifizierung aller Ansprüche von Anfang an unabdingbar, wofür Erfahrung und Fingerspitzengefühl nötig sind. Gelingt dies, stellen Sie die Weichen zur Budgeteinhaltung des Projektes gleich von Anfang an, mit reduziertem Arbeitsaufwand für alle Beteiligten und vereinfachter Qualitätssicherung.
Das Lastenheft als Kommunikationsmittel
Für die Technische Dokumentation sind geschäftliche Zielsetzungen und Vorgaben an die Informationsqualität oft schwer in Worte zu fassen. Werden Lastenhefte mit technischen Vorgaben gefüllt, bleiben Prozesse und der Umgang mit dem Redaktionssystem den Mitarbeitern weiterhin unklar. Doch gerade diese Prozesse sind die wichtigsten Inhalte in einem Lastenheft, welches die Wünsche der Anwender so formuliert, dass sie umsetzbar bleiben. In der Praxis hat sich die Beschreibung der Wünsche als Anwendungsfälle bewährt, die häufig mit dem englischen Fachbegriff Use Cases bezeichnet sind.
Dabei ist das Lastenheft kein passives Instrument, sondern dient der aktiven Kommunikation. Beim Aufruf der Einbauanleitung für eine Brennstoffzelle benötigt der Monteur einen deutlich sichtbaren Hinweis, wenn die aufgerufenen Textteile in letzter Zeit ein Update erfahren haben. Dieser Hinweis kann durch eine andere Textfarbe, einen geänderten Hintergrund oder andere Markierungen erfolgen, solange alle Markierungen dieser Art konsistent und auffällig sind.
Dies ist die einfachste Form der Beschreibung eines solchen Anwendungsfalles. Gerne helfen wir Ihnen bei der einheitlichen Strukturierung und sauberen Formulierung von Use Cases, die von Anwendern, Projektleitern und Programmierern identisch verstanden werden. Die Prüfbarkeit der Anwendungsfälle erleichtert die abschließende Kontrolle des erfolgreichen Projektes.
Die Technische Dokumentation ist für den Produktionsablauf ebenso wichtig, wie es das Lenkrad für ein Auto oder der Filter für eine Pumpe ist. Durch die Modularisierung der Texte in einem Redaktionssystem reduzieren Sie redundanten Mehraufwand, vermeiden Fehlerquellen und schaffen Klarheit beim Endprodukt.
