Mobile Technische Dokumentation

Grundlegende Fakten und Tipps

„Warum springt mein Auto nicht an?“ Eingetippt in das Handy ver­voll­stän­digt Google diesen Satz schon nach we­ni­gen Buchstaben. Die Suche nach tech­ni­schen Lösungen am Smartphone ist längst im Alltag an­ge­kom­men. Gehört damit auch eine Mobile Technische Dokumentation auf jedes Handy, bevor Nutzer frem­den, un­qua­li­fi­zier­ten Ratschlägen folgen? Was sich hinter Mobiler Technischer Dokumentation ver­birgt und wie Sie Ihr Unternehmen auf solche Neuerungen vor­be­rei­ten, er­fah­ren Sie in diesem Artikel.

Was ist Mobile Technische Dokumentation?

In der ein­fachs­ten Form ist schon das PDF einer Bedienungsanleitung eine Mobile Technische Dokumentation. Es er­laubt dem Nutzer, die Anleitung immer bei sich zu führen und offene Fragen direkt am be­spro­che­nen Gerät nachzuschlagen.

Die ty­pi­sche Form der Mobilen Technischen Dokumentation ist jedoch eine App, also eine Smartphone- oder Tablet-Anwendung, die spe­zi­ell für den mo­bi­len Gebrauch aus­ge­legt ist. Auf Knopfdruck öffnet sie ein Menü, das rasch durch die vor­han­de­nen Anleitungen oder Fragestellungen leitet. Diese Art der Mobilen Technischen Dokumentation wollen wir in diesem Beitrag näher beleuchten.

Wer sind die Nutzer für Mobile Technische Dokumentation?

90 % der er­wach­se­nen Deutschen bis 64 Jahre be­sit­zen ein Smartphone. Mehr als 80 % der Smartphone-Besitzer emp­fin­den das Gerät als große Erleichterung in ihrem Alltag, hat der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (Bitkom) in seiner Umfrage in 2017 ermittelt.

Wie gut sich Smartphones in der Nutzung eta­bliert haben, zeigt sich auch daran, dass schon jeder Dritte Besitzer sein Telefon min­des­tens einmal mit seinem Auto ver­bun­den hat. Andere Nutzer ver­ban­den ihr Gerät mit Fitnessarmbändern, TV- oder Haushaltsgeräten. Von dort ist es ein leich­ter Schritt, diese Art der Verbindung auch für die Mobile Technische Dokumentation zu nutzen. Im ein­fachs­ten Fall genügt schon ein QR-Code, um die rich­ti­ge Information aufzurufen.

Was ist eine App für Mobile Technische Dokumentation?

Eine App ist eine Anwendung für ein Smartphone oder Tablet. Die Hardware und das Betriebssystem der ver­schie­de­nen Hersteller un­ter­schei­den sich dabei sehr stark. Eine App, die für eine spe­zi­fi­sche Plattform pro­gram­miert wird, funk­tio­niert daher nur auf Geräten des glei­chen Typs.

Bei der Software für Smartphones und Tablets wird zwi­schen Native Apps, Web-Apps und Hybrid-Apps un­ter­schie­den. Eine Native App wird für eine spe­zi­el­le Plattform, etwa Apple’s iOS oder Google’s Android ge­schrie­ben. Eine Web App ist ein auf kleine Bildschirme op­ti­mier­ter Webauftritt, der vom Browser aus auf­ge­ru­fen wird. Eine Hybrid-App ver­bin­det die Vorteile beider Ansätze.

Was ist eine Native App, ihre Vorzüge und Einsatzgebiete?

Eine Native App ist eine Anwendung, die auf die Hard- und Software eines Herstellers an­ge­passt ist. Das macht eine Native App als Mobile Technische Dokumentation aus­ge­spro­chen leis­tungs­fä­hig. Sie kann auf platt­form­spe­zi­fi­sche Hard- und Software, wie etwa Beschleunigungssensoren, ab­ge­leg­te Dateien oder eine Kamera zugreifen.

Diese Vorzüge gehen mit ent­spre­chen­den Kosten einher, denn eine für ein Betriebssystem ent­wi­ckel­te Software lässt sich nicht ein­fach auf ein an­de­res System über­tra­gen. Jede Plattform be­nutzt eigene Programmiersprachen und Entwicklungsumgebungen, die nicht mit­ein­an­der kom­pa­ti­bel sind.

Native Apps spie­len ihre Vorteile vor allem dort aus, wo aus­schließ­lich Hardware eines Anbieters ein­ge­setzt wird. Möchten Sie bei­spiels­wei­se die Service-Mitarbeiter eines in­dus­tri­el­len Großkunden mit Mobiler Technischer Dokumentation aus­stat­ten, bietet es sich zur Verringerung des spä­te­ren Wartungsaufwandes an, eine mit dem Kunden ge­mein­sam ver­ein­bar­te Plattform zu wählen.

Was ist eine Web-App, ihre Eigenschaften und Anwendung?

Eine Web-App wird über einen Web-Browser auf­ge­ru­fen und bedarf keiner Installation. Es han­delt sich um eine Website, die so auf­ge­baut ist, das die Bedienung den Anwendungen auf dem Smartphone oder Tablet nach­emp­fun­den ist.

Damit ist eine Web-App un­ab­hän­gig von der dar­un­ter­lie­gen­den Hardware und läuft auf allen Systemen. Diese Art der Mobilen Technischen Dokumentation ist ver­gleichs­wei­se schnell zu pro­gram­mie­ren und an­zu­pas­sen. Mit diesen großen Vorteilen gehen jedoch auch Nachteile einher. Der Anwender kann eine Web-App nicht her­un­ter­la­den und er muss sich zur Nutzung mit dem Internet ver­bin­den. Auch der Zugriff auf die Kamera oder andere hard­ware­spe­zi­fi­sche Einbauten blei­ben einer Web-App verwehrt.

Eine Web-App ist oft ein erster Einstieg in die Mobile Technische Dokumentation. Wenn Ihre Nutzer eher bei Google nach einer Antwort suchen, bevor sie das mit­ge­lie­fer­te Handbuch auf­schla­gen, bietet eine Web-App eine gute Alternative.

Was ist eine Hybrid-App, ihre Vorteile und Verwendung?

Eine Hybrid-App kann ähn­lich einer Native App im je­wei­li­gen App Store des Anbieters her­un­ter­ge­la­den werden. Der Großteil der Anwendung wird wei­ter­hin wie eine Website pro­gram­miert und ist damit platt­form­un­ab­hän­gig und wieder ver­wend­bar. Daneben gibt es einen platt­form­ab­hän­gi­gen Anteil, der den Zugriff auf hard­ware­ab­hän­gi­ge Komponenten erlaubt.

Damit ver­bin­det eine Hybrid-App die größ­ten Vorteile einer Web-App mit denen einer Native App. Eine Hybrid-App lässt sich ver­gleichs­wei­se schnell ent­wi­ckeln und darf auf Kamera, GPS und andere Komponenten zugreifen.

In dem ak­tu­el­len, stark zer­klüf­te­ten Smartphone- und Tabletmarkt ist eine Hybrid-App oft die beste Wahl. Updates lassen sich schnell er­stel­len und über alle Plattformen ver­tei­len. Das macht es leich­ter ver­zeih­bar, das eine Hybrid-App nie ganz die Geschwindigkeit und Leistungsfähigkeit einer Native App er­reicht. Wer seine Mobile Technische Dokumentation einem mög­lichst brei­tem Nutzerkreis zur Verfügung stel­len möchte, für den ist eine Hybrid-App die beste Wahl.

Lassen sich Videos in die Mobile Technische Dokumentation einbinden?

Auch wenn die Anweisung „Drücken zwei Sekunden lang den drit­ten Knopf von rechts.“ ein­deu­tig nie­der­ge­schrie­ben ist, wird ein vor­sich­ti­ger Nutzer sie mehr­fach lesen, bevor er die Handlung aus­pro­biert. Sieht er da­ge­gen in einem Video, wie ein er­fah­re­ner Anwender den Knopfdruck kor­rekt vor­führt, weiß der Anwender sofort, dass er die Anweisung rich­tig ver­stan­den hat.

Das naht­lo­se Einbinden von ge­film­ten Handlungssequenzen ist einer der Vorteile, mit denen die Mobile Technische Dokumentation der her­kömm­li­chen Schriftform über­le­gen ist. Videos und Utility-Filme ver­mit­teln in­tui­ti­ves Verstehen, über alle Sprachen hinweg.

Der erste Schritt – Die Zielgruppe und ihr Bedarf

Die Mobile Technische Dokumentation eignet sich als Instrument zur selbst ge­steu­er­ten Schulung von Mitarbeitern, zur Präsentation neuer Features für Entwicklungsingenieure oder als wert­vol­les Werkzeug zur Fehlerdiagnose für Maschinenbediener. Um sich in den viel­fäl­ti­gen Einsatzmöglichkeiten der Mobilen Technischen Dokumentation nicht zu ver­zet­teln, ist die Festlegung der Zielgruppe der erste Schritt.

Ist die an­ge­spro­che­ne Zielgruppe klar, dann geht es daran, deren Wünsche und Bedürfnisse zu er­for­schen. Benötigt die Zielgruppe eine Erklärung der Handhabung der Maschinen oder Bauteile? Steht das Erkennen von Problemsituationen im Vordergrund? Wie er­fasst das Zielpublikum die Information am leich­tes­ten? Text, Diagramme und Videos lassen sich in der Mobilen Technischen Dokumentation ge­schickt mit­ein­an­der verweben.

Der zweite Schritt – Daten und Informationen zusammenstellen

Sind die Zielgruppe und deren Ansprüche an die Mobile Technische Dokumentation be­kannt, gilt es, die Bedürfnisse ent­spre­chend zu adres­sie­ren. Werden bei­spiels­wei­se Ingenieure an­ge­spro­chen, bietet es sich an, reich­hal­ti­ge Hintergrundinformationen zu­sam­men­zu­stel­len. Geht es da­ge­gen vor­wie­gend um die Fehlerdiagnose, sind vor­be­rei­te­te Checklisten wertvoll.

Oft ver­fügt die Technische Redaktion über ein aus­ge­zeich­ne­tes Archiv der be­reits er­stell­ten Tabellen, Videos und Dokumentationen. Sind die Informationen gut struk­tu­riert, dann lassen sich viele der vor­han­de­nen Materialien in eine Mobile Technische Dokumentation einbinden.

Der dritte Schritt – Welche mobile Applikation passt?

Als nächs­ter Schritt folgt die Entscheidung, wel­chen Anwendungstyp Sie für die Mobile Technische Dokumentation wählen. Die fol­gen­den Punkte geben Hinweise, welche der zuvor be­schrie­be­nen Anwendungsformen Native App, Hybrid-App oder Web-App am besten passt.

• Ist es für Ihre Anwendung von Vorteil, QR- oder Barcodes per ein­ge­bau­ter Kamera ein­zu­scan­nen? Ist der Empfang von Statusdaten mit­tels NFS, Bluetooth oder an­de­ren Technologien nütz­lich? In diesen Fällen ist eine Hybrid-App oder Native App passend.
•  Sind Ihre Kunden weit ver­brei­tet oder möch­ten Sie die Mobile Technische Dokumentation erst einmal vor­sich­tig aus­pro­bie­ren? Die Erstellung einer Web-App bietet die ge­rings­te Einstiegshürde bei der Erstellung.
• Setzt ein in­dus­tri­el­ler Großkunde oder eine von Ihnen be­treu­te Branche be­vor­zugt auf eine spe­zi­fi­sche mobile Plattform? In diesem Fall machen Sie es Ihren Anwendern leicht, wenn Sie für Ihre Mobile Technische Dokumentation die glei­che Plattform wählen.

Wenn Sie un­si­cher sind, emp­fiehlt sich oft eine Hybrid-App. Sie ist ein an­ge­mes­se­ner Kompromiss aus Preis, guter Leistungsfähigkeit und leich­ter Verteilung an die Anwender.

Beispiel: Utility-Filme als Lehrmaterial

Utility-Filme sind zu Recht be­liebt. Sie glän­zen, wenn es darum geht, das Bedienen von Maschinen oder die Nutzung von Bauteilen ein­fach zu er­klä­ren. Diese Videos sind kurz, auf den Punkt und kommen gänz­lich ohne Sprache aus. Das macht Sie welt­weit verwendbar.

Mit einer Hybrid-App lassen sich Utility-Filme zu einer Mobilen Technischen Dokumentation auf­wer­ten. Die App er­mög­licht es, die Handlungsanleitung direkt am be­schrie­be­nen Gerät auf dem Smartphone an­zu­se­hen. Zwischen den Handlungsschritten können Sicherheitshinweise ein­ge­blen­det werden, die der Anwender aktiv bestätigt.

Wird die Programmierung von Anfang so an­ge­legt, dass Sie die Inhalte selbst an­pas­sen und neue Inhalte hin­zu­fü­gen können, dann fällt es leicht, die Mobile Technische Dokumentation stets auf dem tech­nisch und recht­lich ak­tu­ells­ten Stand zu halten.

Wichtige Erfolgsfaktoren für die Video-Dokumentation

• Utility-Filme und andere Videos sind ein aus­ge­zeich­ne­ter Weg, um in die Mobile Technische Dokumentation ein­zu­stei­gen. Mit diesen Tipps stei­gern Sie die Qualität Ihrer Produktion:
• Bitten Sie einen fach­lich qua­li­fi­zier­ten Experten, die Handlungen vor der Kamera aus­zu­füh­ren. Sein Auftreten ver­mit­telt Erfahrung und Kompetenz.
• Zeigen Sie pro Video nur eine Handlungssequenz. Das er­leich­tert das vi­su­el­le Verständnis.
• Filmen Sie in realer Umgebung, an einer realen Maschine. Wichtig ist eine aus­ge­zeich­ne­te Beleuchtung.
• Erfordert die Handlung spe­zi­fi­sche Arbeits- oder Schutzkleidung, dann zeigen Sie die Handlung in der ge­for­der­ten Kleidung. Richten Sie alles so her, wie es der Betrachter erlebt.
• Mobile Technische Dokumentation im Einsatztest

Um die Kosten für die Mobile Technische Dokumentation in über­schau­ba­rem Rahmen zu halten und gleich­zei­tig ein bes­se­res Endprodukt zu er­hal­ten, emp­fiehlt sich ein früher Praxistest. Der rich­ti­ge Zeitpunkt ist er­reicht, sobald das Konzept für die Mobile Technische Dokumentation vorliegt.

Mit spe­zi­el­len „Rapid Prototyping“ Programmen lässt sich die fer­ti­ge App si­mu­lie­ren, bevor die erste Programmzeile ge­schrie­ben ist. Im Zweifelsfall rei­chen auch einige Papierausdrucke, mit denen Testpersonen die Funktionen der ge­plan­ten Mobilen Technischen Dokumentation ausprobieren.

Die genaue Beobachtung zeigt dabei, an wel­chen Stellen Unklarheiten auf­tau­chen, wo das Konzept ver­fei­nert werden sollte oder die Benutzerführung ver­bes­sert werden kann. Diese Ergebnisse flie­ßen dann gleich zu Beginn in die Programmierung ein. So ver­bes­sern Sie die Qualität Ihrer Mobilen Technischen Dokumentation und sparen teure Korrekturen.

Zukunftssicherheit für Mobile Technische Dokumentation

Die Menschen sind es ge­wohnt, ihr Smartphone und Tablet stets bei sich zu haben. Mit Mobiler Technischer Dokumentation brin­gen Sie Ihren Namen eben­falls auf diese Plattform. Über das Logo der Applikation bleibt Ihr Unternehmen stets im Bewusstsein des Anwenders und ver­mit­telt ihm die Sicherheit, im Bedarfsfalle auf die Mobile Technische Dokumentation zurückzugreifen.

Wenn Sie die Mobile Technische Dokumentation ein­füh­ren, achten Sie darauf, dass Sie die Inhalte der Applikation selbst up­da­ten und pfle­gen können. Dann fällt es Ihnen später leicht, neue Produkte in Ihre Mobile Technische Dokumentation ein­zu­pfle­gen. Genauso ein­fach ist es dann, die be­stehen­den Produkte tech­nisch und recht­lich auf ak­tu­el­lem Stand zu halten.