Abgestimmte Terminologie für Technische Übersetzungen

Empfehlungen für Terminologiemanagement in Unternehmen

Die Technische Übersetzung von Dokumenten mit klar de­fi­nier­ter Terminologie er­zeugt gleich­sam hoch­wer­ti­ge Betriebsanleitungen, Datenblätter und Schulungsunterlagen schon in der Ausgangssprache. Das ab­ge­stimm­te, ein­heit­li­che Vokabular be­schleu­nigt den Übersetzungsprozess und er­reicht eine höhere Endqualität. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre fir­men­in­ter­ne Terminologie zum Mehrwert der Technischen Übersetzung abstimmen.

Gründe für die Terminologie-Abstimmung

Passt die Wissensdatenbank im Web zur Technischen Dokumentation, können Kunden sich bei Problemen selber helfen und ent­las­ten das Support-Team. Verwenden Prospekte, Preislisten und Ersatzteilkatalog hin­ge­gen un­ter­schied­li­che Begriffe, so ist es nur eine Frage der Zeit, bis Kunden fal­sche Austauschteile erhalten.

Probleme mit un­scharf ver­wen­de­tem Vokabular werden durch die Technische Übersetzung weiter ver­schärft. Begriffe, die in der deut­schen Sprache eng bei­sam­men liegen, können in di­ver­sen Zielsprachen sehr un­ter­schied­li­che Bedeutungen be­sit­zen. Enthalten Marketingmaterialien, Handbücher und Schulungsunterlagen stets die glei­chen Begriffe, so ist die Eindeutigkeit der Technischen Dokumentation ge­währ­leis­tet. Von dieser Klarheit pro­fi­tiert die Technische Übersetzung in jede Zielsprache.

Abgestimmt auf Mensch und Unternehmen

Für das Sammeln, Prüfen und die Verwaltung der Begriffe stel­len ge­eig­ne­te Software-Pakete eine wert­vol­le Hilfe dar. Wichtiger als die ein­ge­setz­te Technik sind jedoch mo­ti­vier­te Mitarbeiter und klare Prozesse, die ein gut funk­tio­nie­ren­des Terminologie-Management für die Dokumentation und die Technische Übersetzung gewährleisten.

Texte und Dokumentation für Kunden ver­fasst nicht allein die Technische Redaktion. Auch die Entwicklung, die Konstruktion, das Produktmanagement, das Marketing und der Vertrieb be­schrei­ben Produkte und Komponenten bei der Kundenkommunikation. All diese Mitarbeiter müssen in die Abstimmung der Terminologie für die Dokumentation ein­be­zo­gen werden. Je nach Verzahnung des Unternehmens va­ri­iert der op­ti­ma­le Abstimmungsprozess leicht. Die Erfahrung aus 25 Jahren lehrte den Autor jene Erfolgsfaktoren, die in jedem Industrie-Unternehmen er­folg­ver­spre­chend sind.

Der Terminologie-Verantwortliche – Schlüsselfigur im Abstimmungsprozess

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem er­folg­rei­chen Terminologie-Management liegt darin, einen ge­eig­ne­ten Mitarbeiter als Terminologie-Verantwortlichen zu be­nen­nen oder ein­zu­stel­len. Für die Position emp­fiehlt sich ein er­fah­re­ner Technischer Redakteur, idea­ler­wei­se mit Vorkenntnissen in der Terminologie-Arbeit.

Die Aufgabe des Terminologie-Verantwortlichen liegt darin, den Prozess der Terminologie-Arbeit zu de­fi­nie­ren und vor­an­zu­trei­ben. Er ist Projektmanager, leitet Abstimmungszirkel und führt die Arbeit der be­tei­lig­ten Experten zu­sam­men. In seinen Händen ent­steht der Terminologie-Leitfaden und das ab­ge­stimm­te Vokabular, mit denen Unternehmen die Qualität Ihrer Dokumentation und jede darauf ba­sie­ren­de Technische Übersetzung spür­bar steigern.

Der Terminologie-Leitfaden ent­hält die Regeln und Prozesse, nach denen die Wortauswahl und die Wortbildung statt­fin­det. Ist „Bauteilnummer“ als be­vor­zug­te Schreibweise fest­ge­legt, ver­liert auch das Wort „Serien-Nummer“ fortan seinen Bindestrich in allen Dokumenten. Der Leitfaden legt zudem fest, wel­cher Prozess bei Änderungen greift.

Die Aufgaben des Terminologiekreises

Als Terminologiekreis wird das Expertengremium be­zeich­net, dass sich aus de­le­gier­ten Mitarbeitern der be­trof­fe­nen Abteilungen zu­sam­men­setzt. Ohne dieses Gremium muss der Terminologe mit jedem Experten ein­zeln die Begriffe ab­stim­men, die er zuvor ge­sam­melt und vor­be­rei­tet hat. Das ist zeit­auf­wen­dig und ver­län­gert den Prozess, bis die ab­ge­stimm­te Terminologie auch für die Technische Übersetzung ein­satz­be­reit ist.

Die Aufgabe des Terminologiekreises be­steht in der Abstimmung der Verwendung von Begriffen und Benennungen. Daneben dis­ku­tiert und ent­schei­det er über Änderungen und Erweiterungen von Regeln. Die Besetzung des Kreises kann durch Abteilungsleiter oder mo­ti­vier­te Mitarbeiter er­fol­gen. Wichtig ist, dass die Teilnehmer aus­führ­lich in den Grundlagen ge­schult sind, damit mög­li­che Diskussionen zügig er­le­digt werden können..

Der Vorteil eines Terminologiekreises liegt in der spür­ba­ren Beschleunigung der Terminologie-Arbeit. Nachteil ist jedoch ein zeit­li­cher Mehraufwand der Teilnehmer. Um mit der kost­ba­ren Zeit der Experten ge­wis­sen­haft um­zu­ge­hen, sollte der Terminologiekreis nur über neue oder un­kla­re Begriffe ab­stim­men. Die beste Vorbereitung dazu ist ein aus­ge­reif­ter Terminologie-Leitfaden. Dieser er­laubt dem Terminologie-Verantwortlichen, bis zu 75 % der Wörter direkt freizugeben.

Tipps zur Terminologie-Datenbank

Mit einer fach­kun­dig aus­ge­wähl­ten Terminologie-Datenbank lassen sich viele Aspekte des Abstimmungsprozesses ver­ein­facht er­le­di­gen. Das senkt den zeit­li­chen Aufwand für alle Beteiligten. Voraussetzungen dafür sind:

  • Möglichkeiten zur dif­fe­ren­zier­ten Zuweisung von Schreibrechten
  • Frei de­fi­nier­ba­re Datenkategorien und Auswahlfelder
  • Felder zur Klarstellung des Freigabestatus pro Sprache
  • Anzeige der Personen, die ihre Freigabe be­reits er­teilt haben.

Die Auswahl einer ge­eig­ne­ten Software allein kann den Terminologie-Abstimmungsprozess deut­lich ver­zö­gern. Dienstleistungs-Unternehmen, wie z.B. die unique, kennen die Vor- und Nachteile der gän­gi­gen Systeme und helfen gern dabei, den Auswahlprozess so kurz wie mög­lich zu halten. Der Abstimmungsprozess für die ein­heit­li­che Terminologie im Unternehmen kann damit schon bald be­gin­nen. Davon pro­fi­tiert Ihre ge­sam­te fach­li­che Dokumentation, in der Ausgangssprache und der Übersetzung.

Für den Erfolg der Terminologie-Arbeit trägt die Motivation der Prozessbeteiligten ganz we­sent­lich bei. Den ent­schei­den­den Vorteil bringt die Identifizierung und Einbeziehung aller be­trof­fe­nen Entscheidungsträger schon vor Beginn der Terminologie-Abstimmung. Wenn alle Personen mit­ar­bei­ten, sind erste Erfolge rasch sicht­bar. Diese Erfolge zeigen sich in sin­ken­den Kosten für die Technische Übersetzung und kon­sis­ten­ter Dokumentation über alle Firmenbereiche hinweg.

Planen Sie aus­rei­chend Zeit und Mittel für den Abstimmungsprozess ein. Nur mit aus­rei­chend Ressourcen aus­ge­stat­tet, wird der Einstieg in die Terminologie-Arbeit von Erfolg ge­krönt sein.

Wieder ist ein Jahr vorbei und Zeit, um Danke zu sagen – für Ihre Treue, Ihr Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit.

Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie harmonische Festtage, die Zeit für ein geruhsames Innehalten und ein bisschen Geborgenheit, sowie schöne Momente und Zeit für Ihre Familie und Freunde.

Kommen Sie gut in ein friedliches, gesundes und perspektivreiches neues Jahr 2024.


Thomas Kellmann und das Team von unique

 

In diesem Jahr unterstützen wir die Jugendfarm Arche Noah Meerbusch e.V. mit einer Spende und sehen von Weihnachtspräsenten weitgehend ab.