Abgestimmte Terminologie für Technische Übersetzungen

Empfehlungen für Terminologiemanagement in Unternehmen

Die Technische Übersetzung von Dokumenten mit klar de­fi­nier­ter Terminologie er­zeugt gleich­sam hoch­wer­ti­ge Betriebsanleitungen, Datenblätter und Schulungsunterlagen schon in der Ausgangssprache. Das ab­ge­stimm­te, ein­heit­li­che Vokabular be­schleu­nigt den Übersetzungsprozess und er­reicht eine höhere Endqualität. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre fir­men­in­ter­ne Terminologie zum Mehrwert der Technischen Übersetzung abstimmen.

Gründe für die Terminologie-Abstimmung

Passt die Wissensdatenbank im Web zur Technischen Dokumentation, können Kunden sich bei Problemen selber helfen und ent­las­ten das Support-Team. Verwenden Prospekte, Preislisten und Ersatzteilkatalog hin­ge­gen un­ter­schied­li­che Begriffe, so ist es nur eine Frage der Zeit, bis Kunden fal­sche Austauschteile erhalten.

Probleme mit un­scharf ver­wen­de­tem Vokabular werden durch die Technische Übersetzung weiter ver­schärft. Begriffe, die in der deut­schen Sprache eng bei­sam­men liegen, können in di­ver­sen Zielsprachen sehr un­ter­schied­li­che Bedeutungen be­sit­zen. Enthalten Marketingmaterialien, Handbücher und Schulungsunterlagen stets die glei­chen Begriffe, so ist die Eindeutigkeit der Technischen Dokumentation ge­währ­leis­tet. Von dieser Klarheit pro­fi­tiert die Technische Übersetzung in jede Zielsprache.

Abgestimmt auf Mensch und Unternehmen

Für das Sammeln, Prüfen und die Verwaltung der Begriffe stel­len ge­eig­ne­te Software-Pakete eine wert­vol­le Hilfe dar. Wichtiger als die ein­ge­setz­te Technik sind jedoch mo­ti­vier­te Mitarbeiter und klare Prozesse, die ein gut funk­tio­nie­ren­des Terminologie-Management für die Dokumentation und die Technische Übersetzung gewährleisten.

Texte und Dokumentation für Kunden ver­fasst nicht allein die Technische Redaktion. Auch die Entwicklung, die Konstruktion, das Produktmanagement, das Marketing und der Vertrieb be­schrei­ben Produkte und Komponenten bei der Kundenkommunikation. All diese Mitarbeiter müssen in die Abstimmung der Terminologie für die Dokumentation ein­be­zo­gen werden. Je nach Verzahnung des Unternehmens va­ri­iert der op­ti­ma­le Abstimmungsprozess leicht. Die Erfahrung aus 25 Jahren lehrte den Autor jene Erfolgsfaktoren, die in jedem Industrie-Unternehmen er­folg­ver­spre­chend sind.

Der Terminologie-Verantwortliche – Schlüsselfigur im Abstimmungsprozess

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem er­folg­rei­chen Terminologie-Management liegt darin, einen ge­eig­ne­ten Mitarbeiter als Terminologie-Verantwortlichen zu be­nen­nen oder ein­zu­stel­len. Für die Position emp­fiehlt sich ein er­fah­re­ner Technischer Redakteur, idea­ler­wei­se mit Vorkenntnissen in der Terminologie-Arbeit.

Die Aufgabe des Terminologie-Verantwortlichen liegt darin, den Prozess der Terminologie-Arbeit zu de­fi­nie­ren und vor­an­zu­trei­ben. Er ist Projektmanager, leitet Abstimmungszirkel und führt die Arbeit der be­tei­lig­ten Experten zu­sam­men. In seinen Händen ent­steht der Terminologie-Leitfaden und das ab­ge­stimm­te Vokabular, mit denen Unternehmen die Qualität Ihrer Dokumentation und jede darauf ba­sie­ren­de Technische Übersetzung spür­bar steigern.

Der Terminologie-Leitfaden ent­hält die Regeln und Prozesse, nach denen die Wortauswahl und die Wortbildung statt­fin­det. Ist „Bauteilnummer“ als be­vor­zug­te Schreibweise fest­ge­legt, ver­liert auch das Wort „Serien-Nummer“ fortan seinen Bindestrich in allen Dokumenten. Der Leitfaden legt zudem fest, wel­cher Prozess bei Änderungen greift.

Die Aufgaben des Terminologiekreises

Als Terminologiekreis wird das Expertengremium be­zeich­net, dass sich aus de­le­gier­ten Mitarbeitern der be­trof­fe­nen Abteilungen zu­sam­men­setzt. Ohne dieses Gremium muss der Terminologe mit jedem Experten ein­zeln die Begriffe ab­stim­men, die er zuvor ge­sam­melt und vor­be­rei­tet hat. Das ist zeit­auf­wen­dig und ver­län­gert den Prozess, bis die ab­ge­stimm­te Terminologie auch für die Technische Übersetzung ein­satz­be­reit ist.

Die Aufgabe des Terminologiekreises be­steht in der Abstimmung der Verwendung von Begriffen und Benennungen. Daneben dis­ku­tiert und ent­schei­det er über Änderungen und Erweiterungen von Regeln. Die Besetzung des Kreises kann durch Abteilungsleiter oder mo­ti­vier­te Mitarbeiter er­fol­gen. Wichtig ist, dass die Teilnehmer aus­führ­lich in den Grundlagen ge­schult sind, damit mög­li­che Diskussionen zügig er­le­digt werden können..

Der Vorteil eines Terminologiekreises liegt in der spür­ba­ren Beschleunigung der Terminologie-Arbeit. Nachteil ist jedoch ein zeit­li­cher Mehraufwand der Teilnehmer. Um mit der kost­ba­ren Zeit der Experten ge­wis­sen­haft um­zu­ge­hen, sollte der Terminologiekreis nur über neue oder un­kla­re Begriffe ab­stim­men. Die beste Vorbereitung dazu ist ein aus­ge­reif­ter Terminologie-Leitfaden. Dieser er­laubt dem Terminologie-Verantwortlichen, bis zu 75 % der Wörter direkt freizugeben.

Tipps zur Terminologie-Datenbank

Mit einer fach­kun­dig aus­ge­wähl­ten Terminologie-Datenbank lassen sich viele Aspekte des Abstimmungsprozesses ver­ein­facht er­le­di­gen. Das senkt den zeit­li­chen Aufwand für alle Beteiligten. Voraussetzungen dafür sind:

• Möglichkeiten zur dif­fe­ren­zier­ten Zuweisung von Schreibrechten
• Frei de­fi­nier­ba­re Datenkategorien und Auswahlfelder
• Felder zur Klarstellung des Freigabestatus pro Sprache
• Anzeige der Personen, die ihre Freigabe be­reits er­teilt haben.

Die Auswahl einer ge­eig­ne­ten Software allein kann den Terminologie-Abstimmungsprozess deut­lich ver­zö­gern. Dienstleistungs-Unternehmen, wie z.B. die unique, kennen die Vor- und Nachteile der gän­gi­gen Systeme und helfen gern dabei, den Auswahlprozess so kurz wie mög­lich zu halten. Der Abstimmungsprozess für die ein­heit­li­che Terminologie im Unternehmen kann damit schon bald be­gin­nen. Davon pro­fi­tiert Ihre ge­sam­te fach­li­che Dokumentation, in der Ausgangssprache und der Übersetzung.

Für den Erfolg der Terminologie-Arbeit trägt die Motivation der Prozessbeteiligten ganz we­sent­lich bei. Den ent­schei­den­den Vorteil bringt die Identifizierung und Einbeziehung aller be­trof­fe­nen Entscheidungsträger schon vor Beginn der Terminologie-Abstimmung. Wenn alle Personen mit­ar­bei­ten, sind erste Erfolge rasch sicht­bar. Diese Erfolge zeigen sich in sin­ken­den Kosten für die Technische Übersetzung und kon­sis­ten­ter Dokumentation über alle Firmenbereiche hinweg.

Planen Sie aus­rei­chend Zeit und Mittel für den Abstimmungsprozess ein. Nur mit aus­rei­chend Ressourcen aus­ge­stat­tet, wird der Einstieg in die Terminologie-Arbeit von Erfolg ge­krönt sein.