Bessere Technische Übersetzungen durch hochwertige Ausgangstexte

Sprachregeln erfolgreich einführen

Ein hoher Qualitätsanspruch an die Technische Übersetzung er­for­dert oft auf­wen­di­ge Korrekturläufe und häu­fi­ge Rückfragen. Das treibt den fir­men­in­ter­nen Mehraufwand und den Preis in die Höhe. Mit der Einführung von Sprachregeln ver­bes­sern Sie die Technische Übersetzung, senken die Kosten und stei­gern gleich­zei­tig die Verständlichkeit Ihrer Dokumentation für die Endkunden. Wie Sie Sprachregeln er­folg­reich ein­füh­ren, lesen Sie hier.

Warum Sprachregeln zu guten Texten führen

In der Technischen Übersetzung sind Formulierungsrichtlinien, Styleguides und Translation Memory schon lange im Einsatz. Sie re­du­zie­ren Verständnisfragen, si­chern Ihr Corporate Branding und halten die Technische Übersetzung auch über wech­seln­de Dokumente und Redakteure hinweg durch­gän­gig konsistent.

Um die Kosten für die Technische Übersetzung weiter zu senken, rückt die Qualität des Ausgangstextes stär­ker ins Blickfeld. Nutzt schon der Quelltext kon­se­quent gleich­för­mi­ge Formulierungen, können wei­te­re und län­ge­re Phrasen ins Translation Memory auf­ge­nom­men werden. So spie­len die vor­han­de­nen Werkzeuge für die Technische Übersetzung ihre Fähigkeiten voll aus. Das hebt die Qualität, be­schleu­nigt den Übersetzungsprozess und senkt den Preis.

Das Projekt Text-Standardisierung

Damit die Einführung von Sprachregeln nicht zum Selbstzweck wird, sollte dem Projekt eine genaue Recherche und Analyse vor­aus­ge­hen. Sie zeigt den Bedarf auf und er­mög­licht es, den spä­te­ren Nutzen für die Technische Übersetzung in kon­kre­te Zahlen zu fassen.

Rücken Sie die Unterstützung Ihrer Technischen Redakteure in den Vordergrund Ihres Projektes. Fassen Sie nicht zu viele Regeln ins Auge. Fünf Regeln, die jedem Redakteur schnell selbst­ver­ständ­lich werden sind weit wert­vol­ler, als fünf­zig Regeln auf dem Papier.

Stufe 1 – Recherche und Analyse

Um das Projekt zu star­ten, geht es zu­nächst an die Erfassung von Kennzahlen. Hier sind einige nütz­li­che Fragen, die Ihnen weiterhelfen:

– Wie viele Technische Redakteure schrei­ben an Ihrer Technischen Dokumentation?
– Sind auch die Entwickler oder Ingenieure in die Erstellung eingebunden?
– Für wie viele Zielsprachen be­nö­ti­gen Sie eine Technische Übersetzung?

Sind die Kennzahlen er­fasst, sam­meln Sie Text-Beispiele in der be­stehen­den Dokumentation und der je­wei­li­gen Technischen Übersetzung. Erfragen Sie Feedback auch von Ihren Redakteuren und den Dienstleistern für die Technische Übersetzung. Mit diesen Informationen können Sie nun evtl. Mehrkosten und un­nö­ti­ge Risiken der bis­he­ri­gen Vorgehensweise er­ken­nen. Hierbei han­delt es sich zum Beispiel um:

– Mehrfache Übersetzung sehr ähn­li­cher Textpassagen
– Zeitverlust durch Rückfragen
– Falsche Übersetzungen
– Erhöhtes Haftungsrisiko.

Gesammelte Beispiele und die Kalkulation machen die Problematik damit auch für all die­je­ni­gen sicht­bar, die nicht täg­lich mit Sprache um­ge­hen. Diese Vorgehensweise lie­fert Ihnen die Argumente, um die Vorteile eines Standardisierungs-Projektes ge­gen­über mit­schrei­ben­den Entwicklern und dem Management zu erläutern.

Stufe 2 – Zielsetzung und Zeitplan

Mit den Daten aus der Recherche for­mu­lie­ren Sie die wirt­schaft­li­chen und lin­gu­is­ti­schen Ziele für das Projekt. Beispielhafte wirt­schaft­li­che Zielsetzungen sind:

– Spezifischer Prozentsatz we­ni­ger Rückfragen pro Technischer Übersetzung
– Spezifischer Prozentsatz ge­rin­ge­re Übersetzungskosten pro Sprache
– Anzahl Stunden ein­ge­spar­ter Nacharbeit im ei­ge­nen Haus.

Beispielhafte lin­gu­is­ti­sche Ziele sind:

– Anteil der wieder ver­wend­ba­ren Textpassagen erhöhen
– Prüfbarkeit der Texte durch au­to­ma­ti­sier­te Werkzeuge verbessern
– Technische Übersetzung durch au­to­ma­ti­sier­te Werkzeuge unterstützen
– Konsistenz der Texte für den Nutzer bzw. Endkunden erhöhen.

So vor­be­rei­tet er­stel­len Sie einen Projektplan. Planen Sie dabei lang­fris­tig und achten Sie darauf, wich­ti­ge Schlüsselmitarbeiter nicht zu stark zu be­las­ten. Rechnen Sie für die er­folg­rei­che Einführung vom Projektstart bis zur vollen Integration der Standardisierung mit etwa sechs Monaten pro Abteilung.

Stufe 3 – Tools und Regeln

In dieser Stufe legen fest, ob Sie Ihre ei­ge­nen Sprachregeln für die Technische Übersetzung anhand der ge­sam­mel­ten Beispiele frei for­mu­lie­ren möch­ten oder ob Sie die pas­sen­de Regeln aus eta­blier­ten Regelkatalogen aus­wäh­len. Die Tekom, Gesellschaft für Technische Kommunikation, bietet mit der Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben“ einen um­fang­rei­chen und be­währ­ten Regelkatalog. Für kon­kre­te Regel-Empfehlungen spre­chen Sie auch gerne den Autor an.

Ein an­de­rer Ansatz ist es, zuerst ein Software-Werkzeug aus­zu­wäh­len, dass die in Stufe 1 er­kann­ten Problematiken er­kennt und direkt im Text an­zeigt. Jedes Prüfprogramm bringt seinen ei­ge­nen Regelsatz mit, der als Anregung ge­nutzt werden, die für Ihren Bedarf wich­tigs­ten Regeln aus­zu­wäh­len. Automatische Prüfwerkzeuge bieten dar­über hinaus die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kennzahlen zu er­he­ben, mit der Sie den Erfolg der Standardisierung mess­bar machen.

Unsere Empfehlung: Nehmen Sie sich nicht zu viele Regeln vor. Bis zu 10 klar de­fi­nier­te Sprachregeln dürfen Sie jedem Autor zu­mu­ten, auch wenn Entwickler und Ingenieure an der Technischen Dokumentation mit­ar­bei­ten. Vollzeit-Redakteuren dürfen Sie bis zu 20 Regeln auf­tra­gen. Wollen Sie weit mehr Regeln ein­füh­ren, ist eine au­to­ma­ti­sier­te Kontrolle mit einer spe­zia­li­sier­ten Software unumgänglich.

Stufe 4 – Einführung und Testphase

Diese Stufe be­ginnt mit dem schrift­li­chen Festhalten der zuvor aus­ge­wähl­ten Sprachregeln in einem Redaktionsleitfaden. Damit werden die be­stehen­den und auch neue Redakteure an die ge­plan­ten Satz- und Wortregeln her­an­ge­führt. Gliedern Sie jetzt ein even­tu­el­les Software-Prüfwerkzeug in Ihre IT-Landschaft ein.

Danach machen sie die Mitarbeiter, die als Pilotanwender dienen, mit den Regeln und dem neuen Werkzeug ver­traut machen. Jetzt be­ginnt der wich­tigs­te Teil des Projektes. Die Sprachregeln wollen nicht nur in­tel­lek­tu­ell ver­stan­den sein, son­dern müssen in den täg­li­chen Einsatz über­führt werden. Jeder Technische Redakteur muss die neuen Satz- und Wortstrukturen in seinen ak­ti­ven Schreibprozess übernehmen.

Manchmal stellt sich im ersten prak­ti­schen Test heraus, das ein­zel­ne Regeln noch einmal an­ge­passt oder leicht über­ar­bei­tet werden müssen. Ist dieser erste Probelauf gut über­stan­den, geht es daran, das Regelwerk und das Prüfwerkzeug auch den wei­te­ren Technischen Redakteuren vor­zu­stel­len. Je nach Größe und Verteilung der Arbeitsgruppe kann das durch Dokumentation, Einzelberatung oder Workshops geschehen.

In den ersten Tagen und Wochen mit den neuen Regeln werden Fehler auf­tre­ten. Das ist normal und er­wart­bar. Mit per­sön­li­chem Coaching oder einer Telefon-Hotline für Zweifelsfälle helfen Sie den Technischen Redakteuren schnell über die ersten Einsatzhürden hinweg.

Stufe 5 – Einsatz und Erfolgskontrolle

Gerade in den ersten Wochen des Einsatzes ist die Motivation der Technischen Redakteure aus­ge­spro­chen wich­tig. Ein Gelegenheitsautor wird sich in dieser Zeit über ein in­ten­si­ves Feedback freuen, was er rich­tig macht und wo er noch etwas ändern muss. Ein Vollzeitredakteur wird mög­li­cher­wei­se eine Software vor­zie­hen, mit der er seine Fehler selbst­stän­dig kor­ri­gie­ren kann.

Zu Beginn wurden mess­ba­re Ziele be­spro­chen, die Sie schrift­lich fest­ge­hal­ten haben. Nach ei­ni­gen Monaten Einsatz-Praxis ist es an der Zeit, die Zielerreichung zu messen. Wurden die Rückfragen für die Technische Übersetzung wie ge­plant um 10 % re­du­ziert? Waren es noch we­ni­ger Rückrufe? Wie viele Stunden Nacharbeit sind noch an­ge­fal­len? Wie viele wurden eingespart?

Projekterfolg und Nächste Schritte

Bewerben Sie die er­reich­ten Ziele im Team und im rest­li­chen Unternehmen. Positive Aussagen und Erfolge sind immer gern ge­se­hen und mo­ti­vie­ren wei­te­re Abteilungen, es Ihnen mit dem Qualitätsansatz gleich zu tun.

Zeigen Sie die Ersparnisse für die Technische Übersetzung auf und ver­wei­sen Sie auf die ge­stei­ger­te Qualität der Ausgangsdokumentation. Als nächs­te Schritte können wei­te­re Abteilungen oder Arten der Dokumentation mit in das Standardisierungskonzept ein­be­zo­gen werden. Möglicherweise er­lau­ben die ge­sun­ke­nen Übersetzungskosten jetzt sogar die Expansion in wei­te­re Länder, die bis­lang auf­grund der Sprachbarriere nicht be­ar­bei­tet wurden.