Bessere Technische Übersetzungen durch hochwertige Ausgangstexte

Sprachregeln erfolgreich einführen

Ein hoher Qualitätsanspruch an die Technische Übersetzung er­for­dert oft auf­wen­di­ge Korrekturläufe und häu­fi­ge Rückfragen. Das treibt den fir­men­in­ter­nen Mehraufwand und den Preis in die Höhe. Mit der Einführung von Sprachregeln ver­bes­sern Sie die Technische Übersetzung, senken die Kosten und stei­gern gleich­zei­tig die Verständlichkeit Ihrer Dokumentation für die Endkunden. Wie Sie Sprachregeln er­folg­reich ein­füh­ren, lesen Sie hier.

Warum Sprachregeln zu guten Texten führen

In der Technischen Übersetzung sind Formulierungsrichtlinien, Styleguides und Translation Memory schon lange im Einsatz. Sie re­du­zie­ren Verständnisfragen, si­chern Ihr Corporate Branding und halten die Technische Übersetzung auch über wech­seln­de Dokumente und Redakteure hinweg durch­gän­gig konsistent.

Um die Kosten für die Technische Übersetzung weiter zu senken, rückt die Qualität des Ausgangstextes stär­ker ins Blickfeld. Nutzt schon der Quelltext kon­se­quent gleich­för­mi­ge Formulierungen, können wei­te­re und län­ge­re Phrasen ins Translation Memory auf­ge­nom­men werden. So spie­len die vor­han­de­nen Werkzeuge für die Technische Übersetzung ihre Fähigkeiten voll aus. Das hebt die Qualität, be­schleu­nigt den Übersetzungsprozess und senkt den Preis.

Das Projekt Text-Standardisierung

Damit die Einführung von Sprachregeln nicht zum Selbstzweck wird, sollte dem Projekt eine genaue Recherche und Analyse vor­aus­ge­hen. Sie zeigt den Bedarf auf und er­mög­licht es, den spä­te­ren Nutzen für die Technische Übersetzung in kon­kre­te Zahlen zu fassen.

Rücken Sie die Unterstützung Ihrer Technischen Redakteure in den Vordergrund Ihres Projektes. Fassen Sie nicht zu viele Regeln ins Auge. Fünf Regeln, die jedem Redakteur schnell selbst­ver­ständ­lich werden sind weit wert­vol­ler, als fünf­zig Regeln auf dem Papier.

Stufe 1 – Recherche und Analyse

Um das Projekt zu star­ten, geht es zu­nächst an die Erfassung von Kennzahlen. Hier sind einige nütz­li­che Fragen, die Ihnen weiterhelfen:

– Wie viele Technische Redakteure schrei­ben an Ihrer Technischen Dokumentation?
– Sind auch die Entwickler oder Ingenieure in die Erstellung eingebunden?
– Für wie viele Zielsprachen be­nö­ti­gen Sie eine Technische Übersetzung?

Sind die Kennzahlen er­fasst, sam­meln Sie Text-Beispiele in der be­stehen­den Dokumentation und der je­wei­li­gen Technischen Übersetzung. Erfragen Sie Feedback auch von Ihren Redakteuren und den Dienstleistern für die Technische Übersetzung. Mit diesen Informationen können Sie nun evtl. Mehrkosten und un­nö­ti­ge Risiken der bis­he­ri­gen Vorgehensweise er­ken­nen. Hierbei han­delt es sich zum Beispiel um:

– Mehrfache Übersetzung sehr ähn­li­cher Textpassagen
– Zeitverlust durch Rückfragen
– Falsche Übersetzungen
– Erhöhtes Haftungsrisiko.

Gesammelte Beispiele und die Kalkulation machen die Problematik damit auch für all die­je­ni­gen sicht­bar, die nicht täg­lich mit Sprache um­ge­hen. Diese Vorgehensweise lie­fert Ihnen die Argumente, um die Vorteile eines Standardisierungs-Projektes ge­gen­über mit­schrei­ben­den Entwicklern und dem Management zu erläutern.

Stufe 2 – Zielsetzung und Zeitplan

Mit den Daten aus der Recherche for­mu­lie­ren Sie die wirt­schaft­li­chen und lin­gu­is­ti­schen Ziele für das Projekt. Beispielhafte wirt­schaft­li­che Zielsetzungen sind:

– Spezifischer Prozentsatz we­ni­ger Rückfragen pro Technischer Übersetzung
– Spezifischer Prozentsatz ge­rin­ge­re Übersetzungskosten pro Sprache
– Anzahl Stunden ein­ge­spar­ter Nacharbeit im ei­ge­nen Haus.

Beispielhafte lin­gu­is­ti­sche Ziele sind:

– Anteil der wieder ver­wend­ba­ren Textpassagen erhöhen
– Prüfbarkeit der Texte durch au­to­ma­ti­sier­te Werkzeuge verbessern
– Technische Übersetzung durch au­to­ma­ti­sier­te Werkzeuge unterstützen
– Konsistenz der Texte für den Nutzer bzw. Endkunden erhöhen.

So vor­be­rei­tet er­stel­len Sie einen Projektplan. Planen Sie dabei lang­fris­tig und achten Sie darauf, wich­ti­ge Schlüsselmitarbeiter nicht zu stark zu be­las­ten. Rechnen Sie für die er­folg­rei­che Einführung vom Projektstart bis zur vollen Integration der Standardisierung mit etwa sechs Monaten pro Abteilung.

Stufe 3 – Tools und Regeln

In dieser Stufe legen fest, ob Sie Ihre ei­ge­nen Sprachregeln für die Technische Übersetzung anhand der ge­sam­mel­ten Beispiele frei for­mu­lie­ren möch­ten oder ob Sie die pas­sen­de Regeln aus eta­blier­ten Regelkatalogen aus­wäh­len. Die Tekom, Gesellschaft für Technische Kommunikation, bietet mit der Leitlinie „Regelbasiertes Schreiben“ einen um­fang­rei­chen und be­währ­ten Regelkatalog. Für kon­kre­te Regel-Empfehlungen spre­chen Sie auch gerne den Autor an.

Ein an­de­rer Ansatz ist es, zuerst ein Software-Werkzeug aus­zu­wäh­len, dass die in Stufe 1 er­kann­ten Problematiken er­kennt und direkt im Text an­zeigt. Jedes Prüfprogramm bringt seinen ei­ge­nen Regelsatz mit, der als Anregung ge­nutzt werden, die für Ihren Bedarf wich­tigs­ten Regeln aus­zu­wäh­len. Automatische Prüfwerkzeuge bieten dar­über hinaus die Möglichkeit, eine Vielzahl von Kennzahlen zu er­he­ben, mit der Sie den Erfolg der Standardisierung mess­bar machen.

Unsere Empfehlung: Nehmen Sie sich nicht zu viele Regeln vor. Bis zu 10 klar de­fi­nier­te Sprachregeln dürfen Sie jedem Autor zu­mu­ten, auch wenn Entwickler und Ingenieure an der Technischen Dokumentation mit­ar­bei­ten. Vollzeit-Redakteuren dürfen Sie bis zu 20 Regeln auf­tra­gen. Wollen Sie weit mehr Regeln ein­füh­ren, ist eine au­to­ma­ti­sier­te Kontrolle mit einer spe­zia­li­sier­ten Software unumgänglich.

Stufe 4 – Einführung und Testphase

Diese Stufe be­ginnt mit dem schrift­li­chen Festhalten der zuvor aus­ge­wähl­ten Sprachregeln in einem Redaktionsleitfaden. Damit werden die be­stehen­den und auch neue Redakteure an die ge­plan­ten Satz- und Wortregeln her­an­ge­führt. Gliedern Sie jetzt ein even­tu­el­les Software-Prüfwerkzeug in Ihre IT-Landschaft ein.

Danach machen sie die Mitarbeiter, die als Pilotanwender dienen, mit den Regeln und dem neuen Werkzeug ver­traut machen. Jetzt be­ginnt der wich­tigs­te Teil des Projektes. Die Sprachregeln wollen nicht nur in­tel­lek­tu­ell ver­stan­den sein, son­dern müssen in den täg­li­chen Einsatz über­führt werden. Jeder Technische Redakteur muss die neuen Satz- und Wortstrukturen in seinen ak­ti­ven Schreibprozess übernehmen.

Manchmal stellt sich im ersten prak­ti­schen Test heraus, das ein­zel­ne Regeln noch einmal an­ge­passt oder leicht über­ar­bei­tet werden müssen. Ist dieser erste Probelauf gut über­stan­den, geht es daran, das Regelwerk und das Prüfwerkzeug auch den wei­te­ren Technischen Redakteuren vor­zu­stel­len. Je nach Größe und Verteilung der Arbeitsgruppe kann das durch Dokumentation, Einzelberatung oder Workshops geschehen.

In den ersten Tagen und Wochen mit den neuen Regeln werden Fehler auf­tre­ten. Das ist normal und er­wart­bar. Mit per­sön­li­chem Coaching oder einer Telefon-Hotline für Zweifelsfälle helfen Sie den Technischen Redakteuren schnell über die ersten Einsatzhürden hinweg.

Stufe 5 – Einsatz und Erfolgskontrolle

Gerade in den ersten Wochen des Einsatzes ist die Motivation der Technischen Redakteure aus­ge­spro­chen wich­tig. Ein Gelegenheitsautor wird sich in dieser Zeit über ein in­ten­si­ves Feedback freuen, was er rich­tig macht und wo er noch etwas ändern muss. Ein Vollzeitredakteur wird mög­li­cher­wei­se eine Software vor­zie­hen, mit der er seine Fehler selbst­stän­dig kor­ri­gie­ren kann.

Zu Beginn wurden mess­ba­re Ziele be­spro­chen, die Sie schrift­lich fest­ge­hal­ten haben. Nach ei­ni­gen Monaten Einsatz-Praxis ist es an der Zeit, die Zielerreichung zu messen. Wurden die Rückfragen für die Technische Übersetzung wie ge­plant um 10 % re­du­ziert? Waren es noch we­ni­ger Rückrufe? Wie viele Stunden Nacharbeit sind noch an­ge­fal­len? Wie viele wurden eingespart?

Projekterfolg und Nächste Schritte

Bewerben Sie die er­reich­ten Ziele im Team und im rest­li­chen Unternehmen. Positive Aussagen und Erfolge sind immer gern ge­se­hen und mo­ti­vie­ren wei­te­re Abteilungen, es Ihnen mit dem Qualitätsansatz gleich zu tun.

Zeigen Sie die Ersparnisse für die Technische Übersetzung auf und ver­wei­sen Sie auf die ge­stei­ger­te Qualität der Ausgangsdokumentation. Als nächs­te Schritte können wei­te­re Abteilungen oder Arten der Dokumentation mit in das Standardisierungskonzept ein­be­zo­gen werden. Möglicherweise er­lau­ben die ge­sun­ke­nen Übersetzungskosten jetzt sogar die Expansion in wei­te­re Länder, die bis­lang auf­grund der Sprachbarriere nicht be­ar­bei­tet wurden.

 

Wieder ist ein Jahr vorbei und Zeit, um Danke zu sagen – für Ihre Treue, Ihr Vertrauen und die angenehme Zusammenarbeit.

Wir wünschen Ihnen und Ihrer Familie harmonische Festtage, die Zeit für ein geruhsames Innehalten und ein bisschen Geborgenheit, sowie schöne Momente und Zeit für Ihre Familie und Freunde.

Kommen Sie gut in ein friedliches, gesundes und perspektivreiches neues Jahr 2024.


Thomas Kellmann und das Team von unique

 

In diesem Jahr unterstützen wir die Jugendfarm Arche Noah Meerbusch e.V. mit einer Spende und sehen von Weihnachtspräsenten weitgehend ab.